Politique de confidentialité pour les recruteurs américains

Date d’entrée en vigueur : 26 mai 2022

1. Quels renseignements personnels recueillons-nous ?

Nous recueillons et conservons des informations personnelles concernant les personnes qui cherchent à être employées par nous, comme celles qui postulent à un emploi via l’outil de suivi des candidatures de Greenhouse. Cela peut, selon le rôle et la juridiction, inclure les informations personnelles contenues dans :

• les curriculum vitae et/ou les candidatures ;
• des références et des notes d’entretien ;
• les informations nécessaires pour se rendre à un entretien et en revenir ;
• des photographies et des vidéos ;
• les lettres d’offre et d’acceptation d’emploi
• informations sur la vérification des antécédents.

Outre les exemples énumérés ci-dessus, les renseignements personnels comprennent également des informations telles que le nom, l’adresse du domicile, le téléphone, l’adresse électronique personnelle, la date de naissance, le numéro d’identification de l’employé et l’état civil, ainsi que toute autre information nécessaire aux fins commerciales de Paige, qui est volontairement divulguée dans le cadre de la demande d’emploi d’une personne auprès de Paige.

En règle générale, Paige collecte des informations personnelles directement auprès de vous. Dans la plupart des cas où les informations personnelles que nous recueillons à votre sujet sont détenues par un tiers, comme dans le cas d’une vérification des références ou des antécédents, nous obtiendrons votre autorisation avant de rechercher ces informations auprès de ces sources.

De temps à autre, nous pouvons utiliser les services de tiers (y compris d’autres membres de la famille Paige) dans le cadre de nos activités et nous pouvons également recevoir des informations personnelles recueillies par ces tiers dans le cadre de l’exécution de leurs services pour nous ou autrement. Si tel est le cas, nous prendrons des mesures raisonnables pour nous assurer que ces tiers nous ont déclaré avoir le droit de nous divulguer vos informations personnelles et que leurs pratiques sont conformes à la présente politique de confidentialité.

Lorsque la loi applicable ou les exigences réglementaires le permettent ou l’exigent, nous pouvons recueillir des informations vous concernant à votre insu ou sans votre consentement.

Aux États-Unis, certains États exigent que nous fassions des divulgations spécifiques concernant notre collecte et notre utilisation des informations personnelles. Pour des informations supplémentaires, qui peuvent s’appliquer en fonction de votre situation géographique, veuillez consulter les addenda spécifiques aux États ci-dessous.

2. Comment utilisons-nous les informations personnelles ?

Les informations personnelles décrites ci-dessus sont utilisées et divulguées dans le but de recruter des candidats qualifiés pour un emploi. Ces utilisations comprennent :

• déterminer l’admissibilité à un emploi initial, y compris la vérification des références et des qualifications ;
• évaluer les qualifications pour un emploi ou une tâche particulière ;
• organiser le voyage pour un entretien en personne ;
• se conformer aux lois applicables en matière de travail ou d’emploi ;
• assurer la sécurité des informations détenues par l’entreprise ;
• à d’autres fins raisonnablement requises par Paige dans le cadre de votre demande d’emploi ; et
• pour toute autre finalité dont nous vous informons et pour laquelle nous disposons d’une base juridique, qui peut par exemple être votre consentement lorsque celui-ci est requis par la loi.

Nous pouvons utiliser vos informations personnelles à votre insu ou sans votre consentement lorsque la loi applicable ou les exigences réglementaires nous y autorisent ou nous y obligent.

3. Suivi de

Dans le cadre de la conduite de nos activités, nous pouvons surveiller les activités sur nos systèmes à des fins de sécurité. Par exemple, certains de nos sites sont équipés de caméras de surveillance dans les zones publiques et nos sites web sont surveillés pour détecter toute activité suspecte. Lorsqu’elles sont utilisées, les caméras de surveillance et le contrôle du site web sont là pour la protection des employés et des tiers et pour se protéger contre le vol, le vandalisme et les dommages aux biens et propriétés de Paige. En général, les images enregistrées sont systématiquement détruites et ne sont pas communiquées à des tiers, sauf en cas de suspicion d’un délit, auquel cas elles peuvent être remises aux forces de l’ordre ou à d’autres autorités.

Cette section ne vise pas à suggérer que tous les candidats seront effectivement contrôlés ou que leurs actions seront soumises à une surveillance constante. Elle a pour but d’attirer votre attention sur le fait qu’une telle surveillance peut se produire et entraîner la collecte d’informations personnelles.

4. Quand divulguons-nous vos renseignements personnels ?

Nous pouvons partager vos informations personnelles avec nos employés, entrepreneurs, consultants et autres parties (y compris les autres membres de la famille Paige, les fournisseurs de technologie pour les outils de communication, tels que Microsoft O365 et Greenhouse, qui ont besoin de ces informations pour nous aider à évaluer vos qualifications pour l’emploi, y compris : les parties qui fournissent des produits ou des services à nous ou en notre nom. Dans certains cas, ces parties peuvent également nous fournir certains services de technologie de l’information et de traitement des données afin que nous puissions communiquer avec vous, coordonner l’organisation d’entretiens, organiser des voyages ou mener des activités de recrutement similaires. Nous pouvons partager des informations personnelles avec ces parties à l’intérieur et à l’extérieur de votre juridiction d’origine, et par conséquent, vos informations personnelles peuvent être collectées, utilisées, traitées, stockées ou divulguées aux États-Unis d’Amérique, au Canada, en Inde et, dans certains cas, dans d’autres pays.

Lorsque nous partageons des informations personnelles avec ces parties, nous exigeons généralement qu’elles n’utilisent ou ne divulguent ces informations personnelles que d’une manière conforme aux dispositions de la présente politique de confidentialité en matière d’utilisation et de divulgation.

En outre, les informations personnelles peuvent être divulguées ou transférées à une autre partie (y compris à un autre membre de la famille Paige en dehors de votre juridiction d’origine) en cas de changement de propriété ou d’octroi d’une sûreté sur tout ou partie de Paige par le biais, par exemple, d’une vente d’actifs ou d’actions, ou de toute autre forme de regroupement d’entreprises, de fusion ou de coentreprise.

En outre, vos informations personnelles peuvent être divulguées :

• comme le permet ou l’exige le droit applicable ou les exigences réglementaires. Dans un tel cas, nous nous efforcerons de ne pas divulguer plus d’informations personnelles que ce qui est requis dans les circonstances ;
• pour se conformer à des procédures légales valides telles que des mandats de perquisition, des citations à comparaître ou des ordonnances judiciaires ;
• dans le cadre des activités régulières de reporting de Paige à d’autres membres de la famille Paige (y compris en dehors de votre juridiction d’origine) ;
• pour protéger les droits et les intérêts de Paige ;
• dans des situations d’urgence ou lorsque cela est nécessaire pour protéger la sécurité d’une personne ou d’un groupe de personnes ;
• lorsque les renseignements personnels sont accessibles au public ; ou
• avec votre consentement lorsque celui-ci est requis par la loi.

Nous ne vendons pas à des tiers les informations personnelles visées par la présente politique de confidentialité.

5. Consentement

Les candidats qui soumettent des informations personnelles dans le but de trouver un emploi le font volontairement et peuvent retirer leur candidature à tout moment. Les informations personnelles soumises peuvent devoir être conservées pendant une courte période (< 1 an) pour les dossiers officiels, mais ne seront pas conservées au-delà de cette période ou à toute autre fin.

Toute communication relative à un tel retrait ou à une telle modification du consentement doit être faite par écrit et adressée à [email protected].

6. Comment vos renseignements personnels sont-ils protégés ?

Paige s’efforce de maintenir des protections physiques, techniques et procédurales adaptées à la sensibilité des informations personnelles en question, et maintient une certification ISO 27001. Ces mesures de protection sont conçues pour protéger vos informations personnelles contre la perte et l’accès, la copie, l’utilisation, la modification ou la divulgation non autorisés.

Malgré ces mesures de protection, aucune méthode de transmission sur Internet ou de stockage de données n’est totalement sûre. Dans le cas où nous sommes tenus par la loi de vous informer d’une violation de vos informations personnelles, nous pouvons vous en informer par voie électronique, par écrit ou par téléphone, si la loi l’autorise.

7. Combien de temps vos renseignements personnels sont-ils conservés ?

Sauf autorisation ou exigence contraire de la loi applicable ou des exigences réglementaires, Paige s’efforce de ne conserver vos informations personnelles que pendant la période qu’elle juge nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels les informations personnelles ont été collectées (y compris pour répondre à toute exigence ou obligation légale, comptable ou autre).

8. Mise à jour de vos informations personnelles

Il est important que les informations contenues dans nos dossiers soient à la fois exactes et actuelles. Si vos informations personnelles changent au cours de votre candidature à un emploi, veuillez nous tenir informés de ces changements.

Dans certaines circonstances, il se peut que nous n’acceptions pas votre demande de modification de vos informations personnelles et que nous ajoutions un texte alternatif à l’enregistrement en question.

9. Accès à vos informations personnelles et suppression de vos informations personnelles

Vous pouvez demander l’accès, la rectification ou la suppression des informations personnelles que nous détenons à votre sujet. Ce droit et les obligations de Paige de s’y conformer, varient en fonction de la réglementation applicable. Chaque demande sera évaluée individuellement par rapport aux exigences légales.

Pour faire une telle demande, veuillez contacter notre responsable de la protection de la vie privée en utilisant les coordonnées indiquées ci-dessous. Veuillez noter que toute communication de ce type doit être faite par écrit. Dans votre demande, veuillez indiquer clairement les informations personnelles spécifiques que vous souhaitez consulter, rectifier ou supprimer.

Lorsque vous demandez l’accès, la rectification ou la suppression de vos informations personnelles, veuillez noter que nous pouvons vous demander des informations spécifiques pour nous permettre de confirmer votre identité et votre droit d’accès, de rectification ou de suppression, ainsi que pour rechercher et vous fournir les informations personnelles que nous détenons à votre sujet. Si vous avez besoin d’aide pour préparer votre demande, veuillez contacter notre responsable de la protection de la vie privée.

Votre droit d’accès, de rectification ou de suppression des informations personnelles que nous détenons à votre sujet n’est pas absolu. Dans certains cas, le droit applicable ou les exigences réglementaires nous autorisent ou nous obligent à refuser votre demande. En outre, les informations personnelles peuvent avoir été détruites, effacées ou rendues anonymes conformément à nos obligations et pratiques en matière de conservation des dossiers.

Dans le cas où nous ne pourrions pas vous fournir l’accès, la rectification ou la suppression de vos informations personnelles, nous nous efforcerons de vous en communiquer les raisons, sous réserve de toute restriction légale ou réglementaire.

Nous ne ferons aucune discrimination à votre encontre pour avoir exercé l’un de vos droits décrits dans la présente politique de confidentialité.

10. Demandes de renseignements ou préoccupations

Si vous avez des questions sur cette politique de confidentialité ou des inquiétudes sur la façon dont nous gérons vos informations personnelles, veuillez contacter notre responsable de la protection de la vie privée par écrit. Nous nous efforcerons de répondre à vos questions et de vous informer de toute mesure prise pour résoudre les problèmes que vous avez soulevés.

11. Responsable de la protection de la vie privée

Paige a nommé un responsable de la protection de la vie privée chargé de veiller au respect des politiques en la matière. Le responsable de la protection de la vie privée peut être joint par courrier électronique à l’adresse [email protected].

12. Révisions de la politique de confidentialité

Paige peut de temps à autre apporter des modifications à cette politique de confidentialité afin de refléter des changements dans ses obligations légales ou réglementaires ou dans la manière dont nous traitons vos informations personnelles. Toute modification apportée à la présente politique de confidentialité entrera en vigueur à la date de sa publication, qui est indiquée sur le site web affichant cette politique. La présente politique de confidentialité a été révisée ou mise à jour pour la dernière fois à la date d’entrée en vigueur indiquée ci-dessus.