Política de privacidad de la contratación en EE.UU.

Fecha de entrada en vigor: 26 de mayo de 2022

1. ¿Qué información personal recopilamos?

Recopilamos y conservamos información personal sobre las personas que desean trabajar para nosotros, como las que solicitan empleo a través de la herramienta de seguimiento de candidatos de Greenhouse. En función de la función y la jurisdicción, esto puede incluir información personal contenida en:

• currículos y/o solicitudes;
• referencias y notas de entrevistas;
• información necesaria para el viaje de ida y vuelta a una entrevista;
• fotografías y vídeo;
• cartas de oferta y aceptación de empleo; y
• información sobre la investigación de antecedentes.

Además de los ejemplos enumerados anteriormente, la información personal también incluye información como el nombre, la dirección particular, el teléfono, la dirección personal de correo electrónico, la fecha de nacimiento, el número de identificación de empleado y el estado civil, y cualquier otra información necesaria para los fines comerciales de Paige, que se revele voluntariamente en el curso de la solicitud de empleo de una persona con Paige.

Por regla general, Paige recaba información personal directamente de usted. En la mayoría de las circunstancias en las que la información personal que recopilamos sobre usted está en manos de terceros, como en el caso de una comprobación de referencias o antecedentes, obtendremos su permiso antes de buscar esta información en dichas fuentes.

De vez en cuando, podemos utilizar los servicios de terceros (incluidos otros miembros de la Familia Paige) en nuestro negocio y también podemos recibir información personal recopilada por esos terceros en el curso de la prestación de sus servicios para nosotros o de otra manera. En tal caso, tomaremos las medidas razonables para asegurarnos de que dichos terceros nos han manifestado que tienen derecho a revelarnos sus datos personales y que sus prácticas se ajustan a la presente política de privacidad.

Cuando lo permita o lo exija la legislación aplicable o los requisitos normativos, podremos recopilar información sobre usted sin su conocimiento o consentimiento.

En EE.UU., algunos estados exigen que revelemos información específica sobre la recopilación y el uso de datos personales. Para obtener información adicional, que puede ser aplicable en función de su ubicación, consulte los apéndices específicos de cada Estado que figuran a continuación.

2. ¿Cómo utilizamos la información personal?

La información personal descrita anteriormente se utiliza y divulga para nuestro propósito comercial de contratar candidatos cualificados para el empleo. Estos usos incluyen:

• determinar la admisibilidad para el empleo inicial, incluida la verificación de referencias y cualificaciones;
• evaluar las cualificaciones para un determinado trabajo o tarea;
• organizar el viaje para una entrevista en persona;
• el cumplimiento de la legislación laboral o de empleo aplicable;
• garantizar la seguridad de la información en poder de la empresa;
• otros fines que Paige requiera razonablemente en relación con su solicitud de empleo; y
• para cualquier otro fin que le comuniquemos y para el que tengamos una base jurídica, que puede ser, por ejemplo, su consentimiento cuando la ley exija dicho consentimiento.

Podemos utilizar su información personal sin su conocimiento o consentimiento cuando la legislación aplicable o los requisitos reglamentarios nos lo permitan o exijan.

3. Supervisión

En el curso de nuestra actividad, podemos supervisar las actividades de nuestros sistemas por motivos de seguridad. Por ejemplo, algunas de nuestras sedes están equipadas con cámaras de vigilancia en las zonas públicas y nuestros sitios web se controlan para detectar actividades sospechosas. Cuando se utilizan, las cámaras de vigilancia y el control del sitio web están ahí para la protección de los empleados y terceros y para proteger contra el robo, el vandalismo y los daños a los bienes y la propiedad de Paige. Por lo general, las imágenes grabadas se destruyen de forma rutinaria y no se comparten con terceros a menos que exista sospecha de delito, en cuyo caso pueden entregarse a las fuerzas de seguridad u otra autoridad.

Esta sección no pretende sugerir que todos los solicitantes serán de hecho controlados o que sus acciones estarán sujetas a una vigilancia constante. Su objetivo es llamar su atención sobre el hecho de que dicha vigilancia puede producirse y dar lugar a la recopilación de información personal.

4. ¿Cuándo revelamos sus datos personales?

Podemos compartir su información personal con nuestros empleados, contratistas, consultores y otras partes (incluyendo otros miembros de la Familia Paige, proveedores de tecnología para herramientas de comunicación, como Microsoft O365 y Greenhouse, que requieren dicha información para ayudarnos a evaluar sus calificaciones para el empleo, incluyendo: partes que proporcionan productos o servicios a nosotros o en nuestro nombre. En algunos casos, dichas partes también pueden proporcionarnos determinados servicios de tecnología de la información y procesamiento de datos para que podamos comunicarnos con usted, coordinar la programación de entrevistas, organizar viajes o llevar a cabo actividades de contratación similares. Podemos compartir información personal con dichas partes tanto dentro como fuera de su jurisdicción de origen y, como resultado, su información personal puede ser recopilada, utilizada, procesada, almacenada o divulgada en los Estados Unidos de América, Canadá, India y, en algunos casos, en otros países.

Cuando compartimos información personal con dichas partes, normalmente exigimos que sólo utilicen o divulguen dicha información personal de forma coherente con las disposiciones de uso y divulgación de esta Política de privacidad.

Además, la información personal puede ser revelada o transferida a otra parte (incluyendo a otro miembro de la Familia Paige fuera de su jurisdicción de origen) en el caso de un cambio en la propiedad de, o una concesión de un interés de seguridad en, todo o parte de Paige a través de, por ejemplo, una venta de activos o acciones, o alguna otra forma de combinación de negocios, fusión o empresa conjunta.

Además, su información personal puede ser divulgada:

• según lo permita o exija la legislación aplicable o los requisitos reglamentarios. En tal caso, procuraremos no revelar más información personal de la que exijan las circunstancias;
• para cumplir procesos legales válidos, como órdenes de registro, citaciones u órdenes judiciales;
• como parte de las actividades habituales de información de Paige a otros miembros de la Familia Paige (incluso fuera de su jurisdicción de origen);
• para proteger los derechos e intereses de Paige;
• en situaciones de emergencia o cuando sea necesario para proteger la seguridad de una persona o grupo de personas;
• cuando la información personal sea de acceso público
• con su consentimiento cuando la ley exija dicho consentimiento.

No vendemos a terceros la información personal sujeta a esta política de privacidad.

5. Consentimiento

Los solicitantes que envíen información personal para buscar empleo lo hacen voluntariamente y pueden retirar su candidatura en cualquier momento. Es posible que la información personal enviada deba conservarse durante un breve periodo de tiempo (< 1 año) para los registros oficiales, pero no se conservará más allá de ese tiempo ni para ningún otro fin.

Todas las comunicaciones relativas a dicha retirada o variación del consentimiento deberán realizarse por escrito y dirigirse a [email protected].

6. ¿Cómo se protege su información personal?

Paige se esfuerza por mantener salvaguardas físicas, técnicas y de procedimiento que sean apropiadas para la sensibilidad de la información personal en cuestión, y mantiene una certificación ISO 27001. Estas salvaguardias están diseñadas para proteger su información personal frente a pérdidas y accesos, copias, usos, modificaciones o divulgaciones no autorizados.

A pesar de estas salvaguardas, ningún método de transmisión por Internet o de almacenamiento de datos es totalmente seguro. En caso de que la ley nos obligue a informarle de una violación de sus datos personales, podremos notificárselo electrónicamente, por escrito o por teléfono, si la ley nos lo permite.

7. ¿Cuánto tiempo se conservan sus datos personales?

Salvo que la legislación o los requisitos normativos aplicables permitan o exijan lo contrario, Paige se esfuerza por conservar su información personal únicamente durante el tiempo que considere necesario para cumplir los fines para los que se recopiló la información personal (incluido el cumplimiento de cualquier requisito u obligación legal, contable o de otro tipo en materia de presentación de informes).

8. Actualización de sus datos personales

Es importante que la información contenida en nuestros registros sea exacta y esté actualizada. Si sus datos personales cambian en el transcurso de su solicitud de empleo, manténganos informados de dichos cambios.

En algunas circunstancias, es posible que no estemos de acuerdo con su solicitud de modificar sus datos personales y que, en su lugar, añadamos un texto alternativo al registro en cuestión.

9. Acceso a sus datos personales y supresión de los mismos

Puede solicitar el acceso a la información personal que tenemos sobre usted, así como su rectificación o supresión. Este derecho y las obligaciones de cumplimiento de Paige varían en función de la normativa aplicable. Cada solicitud se evaluará individualmente en función de los requisitos legales.

Para realizar dicha solicitud, póngase en contacto con nuestro Responsable de Protección de Datos a través de los datos de contacto que se indican a continuación. Tenga en cuenta que cualquier comunicación de este tipo debe hacerse por escrito. En su solicitud, aclare a qué datos personales concretos desea acceder, rectificar o eliminar.

Cuando solicite acceso a su información personal, o la rectificación o supresión de la misma, tenga en cuenta que podemos pedirle información específica que nos permita confirmar su identidad y su derecho de acceso, rectificación o supresión, así como buscar y facilitarle la información personal que tenemos sobre usted. Si necesita ayuda para preparar su solicitud, póngase en contacto con nuestro Responsable de Protección de Datos.

Su derecho a acceder, rectificar o eliminar la información personal que tenemos sobre usted no es absoluto. Hay casos en los que la legislación aplicable o los requisitos normativos nos permiten o exigen rechazar su solicitud. Además, la información personal puede haber sido destruida, borrada o convertida en anónima de acuerdo con nuestras obligaciones y prácticas de conservación de registros.

En caso de que no podamos proporcionarle acceso a su información personal, o rectificarla o eliminarla, nos esforzaremos por informarle de los motivos, con sujeción a cualquier restricción legal o reglamentaria.

No le discriminaremos por ejercer cualquiera de sus derechos descritos en esta Política de Privacidad.

10. Consultas o inquietudes

Si tiene alguna pregunta sobre esta Política de Privacidad o le preocupa cómo gestionamos su información personal, póngase en contacto por escrito con nuestro Responsable de Privacidad. Nos esforzaremos por responder a sus preguntas e informarle de las medidas adoptadas para resolver las cuestiones planteadas por usted.

11. 11. Responsable de la protección de datos

Paige ha nombrado a un responsable de privacidad para supervisar el cumplimiento de las políticas de privacidad. Puede ponerse en contacto con el responsable de privacidad por correo electrónico en la dirección [email protected].

12. Revisiones de la política de privacidad

Paige puede realizar de vez en cuando cambios en esta Política de Privacidad para reflejar cambios en sus obligaciones legales o reglamentarias o en la forma en que tratamos su información personal. Cualquier cambio en esta Política de Privacidad entrará en vigor a partir de la fecha en que se publique, lo que se reflejará en el sitio web que muestre esta política. La presente Política de Privacidad fue revisada o actualizada por última vez en la Fecha de Entrada en Vigor arriba indicada.