US Recruiting Datenschutzrichtlinie

Datum des Inkrafttretens: Mai 26, 2022

1. Welche persönlichen Informationen sammeln wir?

Wir erheben und speichern personenbezogene Daten von Personen, die sich um eine Anstellung bei uns bemühen, z. B. von Personen, die sich über das Greenhouse-Bewerbermanagement-Tool um eine Stelle bewerben. Dies kann, je nach Funktion und Gerichtsbarkeit, auch personenbezogene Daten umfassen, die in:

• Lebensläufe und/oder Bewerbungen;
• Referenzen und Gesprächsnotizen;
• Informationen, die für die An- und Abreise zu einem Vorstellungsgespräch erforderlich sind;
• Fotos und Videos;
• Briefe mit dem Angebot und der Annahme des Arbeitsverhältnisses; und
• Informationen zum Hintergrundscreening.

Zusätzlich zu den oben aufgeführten Beispielen umfassen personenbezogene Daten auch Informationen wie Name, Wohnanschrift, Telefon, persönliche E-Mail-Adresse, Geburtsdatum, Mitarbeiter-Identifikationsnummer und Familienstand sowie alle anderen Informationen, die für die Geschäftszwecke von Paige erforderlich sind und die im Rahmen der Bewerbung einer Person um eine Anstellung bei Paige freiwillig offengelegt werden.

In der Regel sammelt Paige persönliche Informationen direkt von Ihnen. In den meisten Fällen, in denen die von uns gesammelten persönlichen Daten von Dritten stammen, wie z. B. bei einer Referenz- oder Hintergrundprüfung, holen wir Ihre Erlaubnis ein, bevor wir diese Informationen aus solchen Quellen einholen.

Von Zeit zu Zeit können wir die Dienste Dritter (einschließlich anderer Mitglieder der Familie Paige) in Anspruch nehmen und können auch personenbezogene Daten erhalten, die von diesen Dritten im Zuge der Erbringung ihrer Dienste für uns oder anderweitig gesammelt werden. Wenn dies der Fall ist, werden wir angemessene Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass diese Dritten uns gegenüber versichert haben, dass sie das Recht haben, Ihre persönlichen Daten an uns weiterzugeben, und dass ihre Praktiken mit dieser Datenschutzrichtlinie übereinstimmen.

Soweit dies nach geltendem Recht oder regulatorischen Anforderungen zulässig oder erforderlich ist, können wir Informationen über Sie ohne Ihr Wissen oder Ihre Zustimmung sammeln.

In den USA verlangen bestimmte Bundesstaaten, dass wir bestimmte Angaben zu unserer Sammlung und Verwendung von persönlichen Daten machen. Weitere Informationen, die je nach Ihrem Standort gelten können, finden Sie in den nachstehenden länderspezifischen Ergänzungen.

2. Wie verwenden wir persönliche Informationen?

Die oben beschriebenen personenbezogenen Daten werden für unseren Geschäftszweck der Anwerbung qualifizierter Bewerber für eine Beschäftigung verwendet und weitergegeben. Solche Verwendungen umfassen:

• Feststellung der Eignung für die Ersteinstellung, einschließlich der Überprüfung von Referenzen und Qualifikationen;
• Bewertung der Qualifikationen für eine bestimmte Stelle oder Aufgabe;
• die Organisation von Reisen für ein persönliches Vorstellungsgespräch;
• die Einhaltung der geltenden Arbeits- und Beschäftigungsgesetze;
• Gewährleistung der Sicherheit der im Besitz des Unternehmens befindlichen Informationen;
• sonstige Zwecke, die von Paige im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung um eine Stelle angemessenerweise verlangt werden; und
• für weitere Zwecke, über die wir Sie informieren und für die wir eine Rechtsgrundlage haben, z. B. Ihre Einwilligung, wenn diese gesetzlich vorgeschrieben ist.

Wir können Ihre personenbezogenen Daten ohne Ihr Wissen oder Ihre Zustimmung verwenden, wenn dies nach geltendem Recht oder behördlichen Vorschriften zulässig oder erforderlich ist.

3. Überwachung

Im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit können wir die Aktivitäten auf unseren Systemen zu Sicherheitszwecken überwachen. So sind beispielsweise einige unserer Standorte mit Überwachungskameras in öffentlichen Bereichen ausgestattet, und unsere Websites werden auf verdächtige Aktivitäten überwacht. Wo sie eingesetzt werden, dienen Überwachungskameras und Website-Monitoring dem Schutz von Mitarbeitern und Dritten sowie dem Schutz vor Diebstahl, Vandalismus und Beschädigung von Waren und Eigentum von Paige. Im Allgemeinen werden die aufgezeichneten Bilder routinemäßig vernichtet und nicht an Dritte weitergegeben, es sei denn, es besteht der Verdacht auf eine Straftat; in diesem Fall können sie an die Strafverfolgungsbehörden oder andere Stellen weitergegeben werden.

Dieser Abschnitt soll nicht den Eindruck erwecken, dass alle Antragsteller tatsächlich überwacht werden oder ihr Handeln einer ständigen Kontrolle unterliegt. Sie soll Sie darauf aufmerksam machen, dass eine solche Überwachung stattfinden und zur Erfassung personenbezogener Daten führen kann.

4. Wann legen wir Ihre persönlichen Daten offen?

Wir können Ihre persönlichen Daten an unsere Mitarbeiter, Auftragnehmer, Berater und andere Parteien weitergeben (einschließlich anderer Mitglieder der Paige-Familie, Technologieanbieter für Kommunikationstools wie Microsoft O365 und Greenhouse), die solche Informationen benötigen, um uns bei der Bewertung Ihrer Qualifikationen für eine Anstellung zu unterstützen, einschließlich: Parteien, die uns oder in unserem Namen Produkte oder Dienstleistungen anbieten. In einigen Fällen können diese Parteien auch bestimmte Informationstechnologie- und Datenverarbeitungsdienste für uns erbringen, damit wir mit Ihnen kommunizieren, Termine für Vorstellungsgespräche koordinieren, Reisen organisieren oder ähnliche Rekrutierungsaktivitäten durchführen können. Wir können personenbezogene Daten mit solchen Parteien sowohl innerhalb als auch außerhalb Ihres Heimatlandes austauschen, und infolgedessen können Ihre personenbezogenen Daten in den Vereinigten Staaten von Amerika, Kanada, Indien und in einigen Fällen auch in anderen Ländern erfasst, verwendet, verarbeitet, gespeichert oder offengelegt werden.

Wenn wir personenbezogene Daten an solche Parteien weitergeben, verlangen wir in der Regel, dass sie diese personenbezogenen Daten nur in Übereinstimmung mit den Nutzungs- und Offenlegungsbestimmungen dieser Datenschutzrichtlinie verwenden oder offenlegen.

Darüber hinaus können personenbezogene Daten offengelegt oder an eine andere Partei übertragen werden (einschließlich an ein anderes Mitglied der Paige-Familie außerhalb Ihres Heimatlandes), wenn sich die Eigentumsverhältnisse an Paige oder einem Teil von Paige ändern oder ein Sicherungsrecht an Paige eingeräumt wird, z. B. durch einen Verkauf von Vermögenswerten oder Anteilen oder eine andere Form von Unternehmenszusammenschluss, Fusion oder Joint Venture.

Außerdem können Ihre personenbezogenen Daten weitergegeben werden:

• soweit dies nach geltendem Recht oder regulatorischen Anforderungen zulässig oder erforderlich ist. In einem solchen Fall werden wir uns bemühen, nicht mehr personenbezogene Daten weiterzugeben, als unter den gegebenen Umständen erforderlich ist;
• um gültigen rechtlichen Verfahren wie Durchsuchungsbefehlen, Vorladungen oder Gerichtsbeschlüssen nachzukommen;
• als Teil der regelmäßigen Berichterstattung von Paige an andere Mitglieder der Paige-Familie (auch außerhalb Ihres Heimatlandes);
• um die Rechte und Interessen von Paige zu schützen;
• in Notsituationen oder wenn dies zum Schutz der Sicherheit einer Person oder einer Gruppe von Personen erforderlich ist;
• wenn die personenbezogenen Daten öffentlich zugänglich sind; oder
• mit Ihrer Zustimmung, wenn eine solche Zustimmung gesetzlich vorgeschrieben ist.

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten, die Gegenstand dieser Datenschutzrichtlinie sind, an Dritte.

5. Zustimmung

Bewerber, die personenbezogene Daten zum Zwecke der Bewerbung um eine Stelle übermitteln, tun dies freiwillig und können ihre Bewerbung jederzeit zurückziehen. Die übermittelten personenbezogenen Daten müssen möglicherweise für eine kurze Zeit (< 1 Jahr) für amtliche Unterlagen aufbewahrt werden, werden aber nicht über diesen Zeitraum hinaus oder für andere Zwecke aufbewahrt.

Alle Mitteilungen bezüglich eines solchen Widerrufs oder einer Änderung der Zustimmung sollten schriftlich erfolgen und an [email protected] gerichtet werden.

6. Wie werden Ihre persönlichen Daten geschützt?

Paige ist bestrebt, physische, technische und verfahrenstechnische Schutzmaßnahmen zu ergreifen, die der Sensibilität der betreffenden personenbezogenen Daten angemessen sind, und ist nach ISO 27001 zertifiziert. Diese Sicherheitsvorkehrungen dienen dem Schutz Ihrer persönlichen Daten vor Verlust und unbefugtem Zugriff, Kopieren, Verwendung, Änderung oder Offenlegung.

Trotz dieser Sicherheitsvorkehrungen ist keine Methode der Übertragung über das Internet oder der Datenspeicherung völlig sicher. Falls wir gesetzlich verpflichtet sind, Sie über eine Verletzung Ihrer persönlichen Daten zu informieren, können wir Sie elektronisch, schriftlich oder telefonisch benachrichtigen, sofern dies gesetzlich zulässig ist.

7. Wie lange werden Ihre persönlichen Daten aufbewahrt?

Paige ist bestrebt, Ihre personenbezogenen Daten nur so lange aufzubewahren, wie es für die Erfüllung der Zwecke, für die die personenbezogenen Daten erhoben wurden, erforderlich ist (einschließlich der Erfüllung rechtlicher, buchhalterischer oder sonstiger Berichtsanforderungen oder -verpflichtungen), es sei denn, dies ist nach geltendem Recht oder behördlichen Vorschriften zulässig oder erforderlich.

8. Aktualisieren Ihrer persönlichen Informationen

Es ist wichtig, dass die in unseren Unterlagen enthaltenen Informationen sowohl korrekt als auch aktuell sind. Sollten sich Ihre persönlichen Daten im Laufe Ihrer Bewerbung ändern, informieren Sie uns bitte über diese Änderungen.

Unter bestimmten Umständen kann es vorkommen, dass wir Ihrem Antrag auf Änderung Ihrer personenbezogenen Daten nicht zustimmen und stattdessen einen alternativen Text an den betreffenden Datensatz anhängen.

9. Zugang zu Ihren persönlichen Daten und Löschung Ihrer persönlichen Daten

Sie haben das Recht, Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten zu erhalten und deren Berichtigung oder Löschung zu verlangen. Dieses Recht und die Verpflichtungen von Paige zur Einhaltung der Vorschriften hängen von den jeweils geltenden Bestimmungen ab. Jeder Antrag wird einzeln anhand der rechtlichen Anforderungen geprüft.

Um einen solchen Antrag zu stellen, wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten unter den unten angegebenen Kontaktdaten. Bitte beachten Sie, dass eine solche Mitteilung schriftlich erfolgen muss. Bitte geben Sie in Ihrem Antrag an, welche konkreten personenbezogenen Daten Sie einsehen, berichtigen oder löschen lassen möchten.

Wenn Sie den Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten oder deren Berichtigung oder Löschung beantragen, beachten Sie bitte, dass wir Sie um bestimmte Informationen bitten können, um Ihre Identität und Ihr Recht auf Zugang, Berichtigung oder Löschung zu bestätigen und um die personenbezogenen Daten, die wir über Sie gespeichert haben, zu suchen und Ihnen zur Verfügung zu stellen. Wenn Sie Hilfe bei der Erstellung Ihres Antrags benötigen, wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten.

Ihr Recht auf Zugang, Berichtigung oder Löschung der personenbezogenen Daten, die wir über Sie gespeichert haben, ist nicht absolut. Es gibt Fälle, in denen das geltende Recht oder regulatorische Anforderungen es uns erlauben oder vorschreiben, Ihre Anfrage abzulehnen. Außerdem kann es sein, dass die personenbezogenen Daten gemäß unseren Verpflichtungen und Praktiken zur Aufbewahrung von Unterlagen vernichtet, gelöscht oder anonymisiert worden sind.

Falls wir Ihnen keinen Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten gewähren können oder diese nicht berichtigen oder löschen können, werden wir uns bemühen, Ihnen die Gründe dafür mitzuteilen, vorbehaltlich etwaiger rechtlicher oder regulatorischer Einschränkungen.

Wir werden Sie nicht diskriminieren, wenn Sie eines Ihrer in dieser Datenschutzrichtlinie beschriebenen Rechte wahrnehmen.

10. Anfragen oder Bedenken

Wenn Sie Fragen zu dieser Datenschutzrichtlinie oder Bedenken hinsichtlich der Verwaltung Ihrer persönlichen Daten haben, wenden Sie sich bitte schriftlich an unseren Datenschutzbeauftragten. Wir werden uns bemühen, Ihre Fragen zu beantworten und Sie über alle Schritte zu informieren, die zur Lösung der von Ihnen angesprochenen Probleme unternommen werden.

11. Datenschutzbeauftragter

Paige hat einen Datenschutzbeauftragten ernannt, der die Einhaltung der Datenschutzrichtlinien überwacht. Der Datenschutzbeauftragte ist per E-Mail unter [email protected] zu erreichen.

12. Überarbeitung der Datenschutzrichtlinie

Paige kann von Zeit zu Zeit Änderungen an dieser Datenschutzrichtlinie vornehmen, um Änderungen der gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtungen oder der Art und Weise, wie wir mit Ihren persönlichen Daten umgehen, zu berücksichtigen. Jegliche Änderungen an dieser Datenschutzrichtlinie treten ab dem Datum ihrer Veröffentlichung in Kraft, das auf der Website angegeben ist, auf der diese Richtlinie angezeigt wird. Diese Datenschutzrichtlinie wurde zuletzt zum oben genannten Datum des Inkrafttretens überprüft oder aktualisiert.